Il Garante per la protezione dei dati, insieme all’EDPB, ha pubblicato un orientamento che ridefinisce i confini di responsabilità tra chi usa servizi cloud e chi li fornisce. Il messaggio è chiaro: affidare la tecnologia a un terzo non trasferisce automaticamente su quest’ultimo l’onere di garantire la protezione dei dati. Serve ben altro: contratti chiari, misure concrete e controllo continuo.
Cosa si intende per “delega tecnologica”
Per delega tecnologica si intende la scelta di rivolgersi a fornitori esterni per l’archiviazione o il trattamento dei dati.
L’orientamento sottolinea che titolari e responsabili non possono limitarsi a “scegliere un provider”: devono adottare e documentare misure tecniche e organizzative proporzionate ai rischi.
1. Quali norme valgono
Il quadro di riferimento resta il GDPR (Regolamento UE 2016/679) e le linee guida dell’EDPB. I rapporti contrattuali tra titolare, contitolare e responsabile devono essere espliciti e documentati: le clausole dovrebbero definire ruoli, limiti di responsabilità, misure di sicurezza, gestione dei sub-responsabili e modalità di assistenza in caso di violazioni.
2. Interpretazione pratica e conseguenze operative
L’orientamento mette l’accento sulla responsabilità attiva del titolare: non è sufficiente indicare un fornitore in un contratto standard. Occorre valutare i rischi, registrare le valutazioni, adottare controlli adeguati e verificare periodicamente l’operato del provider. Le evidenze — report dei controlli, esiti degli audit, certificazioni del fornitore — sono lo strumento chiave per dimostrare conformità in sede ispettiva. Errori nella definizione dei ruoli o nella gestione dei flussi possono tradursi in sanzioni amministrative e danni reputazionali, perché l’autorità valuta anche la qualità delle garanzie preventive.
3. Azioni concrete per le aziende
Per mettersi al sicuro, le aziende dovrebbero:
La raccolta strutturata di evidenze è fondamentale: senza registrazioni chiare diventa difficile dimostrare la diligenza richiesta dalla normativa.
4. Rischi e sanzioni
Le conseguenze di una gestione approssimativa possono essere pesanti: multe secondo il GDPR, ordini di limitazione o blocco del trattamento, diffide pubbliche e richieste di risarcimento da parte degli interessati.
A questo si aggiungono costi operativi per la correzione delle criticità e l’impatto reputazionale. Dimostrare di aver svolto analisi dei rischi e di aver adottato misure adeguate mette l’azienda in una posizione molto più solida durante eventuali ispezioni.
5. Best practice per la compliance
– Condurre e aggiornare regolarmente la DPIA prima e dopo l’adozione del servizio cloud.
– Inserire clausole contrattuali dettagliate su ruoli, responsabilità, sicurezza, sub-responsabili e diritti di audit.
– Proteggere i dati con cifratura robusta e gestire le chiavi in modo governato.
– Tenere log completi e prove documentali delle verifiche di conformità del provider.
– Preparare e testare piani di risposta ai data breach con esercitazioni pratiche.
– Valutare soluzioni RegTech e sistemi di monitoraggio automatizzato per rendere tracciabili e riproducibili le attività di controllo.
Conclusione pratica
La responsabilità principale resta del titolare: non è sufficiente delegare tecnicamente. Trasparenza, dialogo con i fornitori e controllo attivo sono elementi decisivi per dimostrare conformità.
Chi costruisce processi di governance chiari e mantiene registrazioni strutturate riduce sensibilmente l’esposizione a contestazioni e sanzioni.